Van 12 uur handmatig werk per week naar volledig geautomatiseerde financiële processen
Hoe een installatiebedrijf in Overijssel grip kreeg op zijn administratie — en zijn team weer liet ondernemen.
Groeiend bedrijf, groeiende chaos achter de schermen
Een installatiebedrijf in Overijssel met 18 medewerkers had de afgelopen jaren flink gegroeid. De orderportefeuille was gevuld, de agenda stond vol — maar achter de schermen liep de administratie steeds verder achter.
Facturen werden handmatig aangemaakt in Excel en vervolgens overgetypt in het boekhoudpakket. Betalingsherinneringen gingen pas de deur uit als de eigenaar er persoonlijk aan dacht. Financiële rapportages kwamen één keer per kwartaal van de boekhouder — te laat om tijdig bij te sturen.
De drie grootste pijnpunten
- 8 tot 12 uur per week verloren aan handmatige administratieve handelingen
- Geen actueel financieel inzicht — rapportages kwamen eens per kwartaal, te laat om op bij te sturen
- Trage debiteureninning — betalingsherinneringen werden handmatig en onregelmatig verstuurd
"We wisten dat er iets moest veranderen, maar hadden zelf geen idee waar we moesten beginnen. Elke dag voelde het alsof we achter de feiten aanliepen."
Eerst begrijpen, dan oplossen
We startten met een Quick Scan — een grondige doorlichting van de financiële huishouding in één dag. Geen presentatie met aanbevelingen, maar een praktische röntgenfoto van wat er wél en níet werkte.
Quick Scan — financiële doorlichting in één dag
We brachten alle administratieve stromen in kaart: van offerte tot betaling. Daarbij analyseerden we de debiteurenlijst, controleerden op dubbele kosten en overbodige contracten, en identificeerden concrete automatiseringskansen.
Automatisering facturatie & debiteurenbeheer
De handmatige factuurstroom werd vervangen door een directe koppeling tussen het projectsysteem en het boekhoudpakket. Betalingsherinneringen worden nu automatisch verstuurd op vaste momenten.
Realtime financieel dashboard
In plaats van een kwartaalrapportage heeft de directeur nu dagelijks inzicht in openstaande posten, marge per project en cashflowprognose — ook op zijn telefoon.
Borging & overdracht aan het team
Na implementatie hebben we het team getraind en de processen geborgd. Het bedrijf heeft zelf de controle in handen — geen structurele afhankelijkheid van externe hulp.
Minder administratie, meer tijd voor ondernemen
Binnen zes weken na de Quick Scan waren alle drie de processen operationeel. De effecten waren direct merkbaar voor het hele team.
"Ik weet nu elke ochtend hoe we er financieel voor staan. Dat klinkt simpel, maar voor mij was het een enorme verandering. Mijn team kan zich eindelijk focussen op het werk waar ze goed in zijn."
Operationele grip begint met één dag scherp kijken
Dit installatiebedrijf is geen uitzondering. Veel mkb-ondernemers in de bouw en techniek worstelen met dezelfde uitdagingen: groei die sneller gaat dan de administratie bijhoudt, handmatige processen die kostbare tijd kosten, en een gebrek aan actueel financieel inzicht.
De oplossing hoeft niet ingewikkeld te zijn. Eén dag scherp kijken — de Quick Scan — is vaak genoeg om de belangrijkste pijnpunten bloot te leggen en een concreet actieplan te maken.
Herken je dit in jouw bedrijf?
Wij helpen ondernemers winst-lekken te dichten en processen te versnellen. Niet alleen met advies, maar door de mouwen op te stropen en het op te lossen.
Vraag de Quick Scan aan Doe de gratis gezondheidscheck